Ci stiamo abituando a lavorare insieme  pur non essendo nella stessa stanza. Con i colleghi, i partner, i clienti o a livello scolastico tra professori e studenti la modalità di comunicazione e collaborazione  ibrida sta diventando quella più diffusa.

Mentre le aziende si affannano per proteggere i dipendenti dalla diffusione del coronavirus con restrizioni di viaggio e accordi di lavoro a distanza, c’è una chiara possibilità che gli incontri di persona con team, clienti o fornitori possano essere ancora rari per settimane.

Nelle migliori circostanze, non appena i partecipanti “si collegano” a qualsiasi riunione, la produttività inizia a risentirne. C’è una lunga lista di ragioni.

• I partecipanti spesso interpretano le riunioni virtuali come una licenza per il multi-task
• Gli organizzatori delle riunioni tendono a essere meno attenti allo scopo e al design della conversazione.
• Alcuni partecipanti dominano la discussione mentre altri si siedono e si “passivizzano”.

Ma non deve essere così. Le riunioni virtuali, anche quelle estemporanee, possono essere gestite in modo più efficace, utilizzando le migliori pratiche di riunione di base e una tecnologia professionale adatta.

Ecco 10 passaggi per organizzare meeting online e corsi di formazione di successo, collaborativi e vivi:

1. Usa video. Per far sentire le persone come se fossero tutte alla “stessa” riunione, usa la videoconferenza anziché le tradizionali chiamate in conferenza. La tecnologia, come Zoom, Skype e GoToMeeting, aiuta a personalizzare la conversazione e a mantenere i partecipanti coinvolti.

2. Offri un’opzione di accesso esterno. La videoconferenza può funzionare molto bene, ma si basa su una forte connessione Internet che potrebbe non essere sempre disponibile. Le persone hanno bisogno della capacità di partecipare tramite audio, ma chiarisci che il video-first è la nuova norma.

3. Testare la tecnologia in anticipo e scegliere le piattaforme preferite (BYOM). Niente elimina lo slancio all’inizio di una riunione come un ritardo di 15 minuti perché le persone devono scaricare software, non possono far funzionare il video, ecc. Prima di una riunione virtuale, tutti i partecipanti devono testare la tecnologia e assicurarsi di essere a proprio agio con le principali caratteristiche. Per questo grazie ai sistemi BYOM è possibile dare a tutti la possibilità di usare sempre le piattaforme preferite.

4. Assicurati che i volti siano visibili. Le videoconferenze sono più efficaci quando le persone possono vedere le espressioni facciali e il linguaggio del corpo dell’altro. Chiedi alle persone di sedersi vicino alla loro webcam per aiutare a ricreare l’intimità di un incontro di persona e scegli le webcam per le sale riunioni in grado di sfruttare l’intelligenza artificiale capaci di seguire i movimenti e gli interventi dei partecipanti.

5. Attenersi alla agenda delle riunioni. Prima della conversazione, fissa obiettivi chiari e una agenda precisa così le persone saranno preparate e più creative. L’agenda e il brainstorming sarà possibile condividerla tra i partecipanti durante il meeting per collaborare sugli stessi documenti.

6. Riduci al minimo la lunghezza delle riunioni. Stare online stanca, l’interazione personale rende meno durevole l’attenzione, il pericolo delle distrazioni è alto. I relatori e i responsabili delle riunioni devono coinvolgere in modo continuo i partecipanti e sicuramente cercare di ridurre al minimo il tempo online. Ricordiamo sempre che i partecipanti saranno presenti nella giornata di lavoro a molte altre riunioni online.

7. Icebreaking. Mettere a proprio agio i partecipanti, se necessario fare le presentazioni, ricordare temi da discutere e obiettivi della riunione in fase iniziale è sempre molto utile per essere sicuri di essere “tutti nello stesso meeting”

8. Scegliere il facilitatore. Di solito è più difficile gestire una discussione virtuale rispetto a una di persona. Può essere utile assegnare a un individuo la guida della conversazione, consentendo agli altri partecipanti di concentrarsi sul contenuto. Il facilitatore può anche utilizzare un sistema di sondaggi per “tastare il polso” del gruppo su determinate domande e garantire che tutte le voci siano ascoltate. Il facilitatore dovrebbe anche essere in grado di risolvere questioni di base sulla tecnologia utilizzata.

9. Definire le regole di interazione. Come intervenire nella discussione? Come alzare la mano e attendere il turno. Niente di peggio sarebbe darsi sopra la voce. Oltre alla scarsa collaborazione che questo genera, in più ci sono le difficoltà tecnologiche della non sincronizzazione, e del sistema audio. Per evitare ciò, è una buona idea invitare periodicamente le persone a parlare, anche virtualmente “facendo un giro di tavolo” prima che una decisione sia presa. Alcuni pacchetti software consentono persino ai partecipanti di “alzare la mano” se lo desiderano. Questo può aiutare il facilitatore a guidare la chiusura senza il rischio di escludere le opinioni di un partecipante più timido.

10. Chiedere feedback in tempo reale. Raccogliere ed elaborare input di alta qualità durante una riunione virtuale può essere difficile, soprattutto perché i segnali visivi sono più difficili da leggere, ma è essenziale. Bisogna evitare di chiudere una riunione se ci sono ancora dubbi e incomprensioni.

Si tratta di acquisire nuove competenze personali, di riorganizzare tempi, modi e obiettivi per la collaborazione e la condivisione, per la scuola impostare nuovi modi di coinvolgere gli studenti. Si tratta di comprendere come sfruttare le tecnologie che possono aiutare imprese, enti e organizzatori a creare soluzioni non emergenziali, ma fortemente vantaggiose.

TECHLIT SCM ogni giorno aiuta le aziende, le scuole, le università e i centri medici a sfruttare il digitale e le piattaforme di collaborazione per migliorare meeting online, riunioni, eventi aziendali, corsi e training scolastici, fino alla telemedicina e al team work sulle ricerche.

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