Activity-based Working: l’organizzazione di lavoro ibrida più flessibile e funzionale. Ma gli spazi uffici sono pronti?

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Activity-based Working: l’organizzazione di lavoro ibrida più flessibile e funzionale. Ma gli spazi uffici sono pronti?

Sono tanti i motivi per cui le aziende debbano adottare una organizzazione di lavoro ibrida:

  • dalla flessibilità dovuta alle regole (anche sanitarie) per la gestione della pandemia e delle quarantene
  • agli obiettivi di sostenibilità e e riduzione dell’inquinamento evitando spostamenti inutili e risparmiando sul consumo energetico degli uffici
  • semplificare l’accoglienza di persone con disabilità fisiche
  • alleggerire la vita personale di chi ha responsabilità familiari
  • migliorare la disponibilità dei servizi di assistenza clienti 24 ore su 24

Gli studi compiuti da McKinsey hanno dimostrato che il lavoro a distanza funziona.
Più del 20% della forza lavoro potrebbe lavorare in remoto da tre a cinque giorni alla settimana nel modo più efficace possibile come se fosse in ufficio. Ciò è particolarmente vero per i dipendenti istruiti e qualificati, peraltro i più difficili da attrarre e trattenere e quindi quelli da motivare maggiormente grazie alla flessibilità del lavoro ibrido.

I dipendenti sono, ormai, desiderosi di mantenere la flessibilità che hanno sperimentato durante il COVID, allo stesso tempo però desiderano momenti di condivisione e confronto in presenza, anche per mantenere la propria leadership. Infine, le persone desiderano imparare, anche dal lavoro di squadra.

Le risorse presenti in ufficio e gli ambienti sono pronti per rispondere a queste esigenze?

Un approccio promettente alla progettazione di ambienti d’ufficio è l’Activity-based Working (ABW), una strategia di progettazione del posto di lavoro che fornisce una varietà di spazi specificamente progettati per ospitare diverse attività e gruppi di lavoro variabili in funzione dei task da realizzare.

Un recente studio condotto da professori delle migliori scuole di architettura australiane e americane ha rilevato che gli spazi di lavoro ABW hanno prodotto risultati di soddisfazione significativamente più elevati su:

  • dimensioni chiave della qualità ambientale interna
  • produttività percepita
  • salute ed ergonomia

 

Ecco cinque idee per il layout dell’ufficio che migliorano la produttività e la soddisfazione dei lavoratori.

1. Prenotazione via App delle risorse per il lavoro in ufficio

L’hot desking è una pratica di prenotazione delle strutture in cui la maggior parte dei dipendenti non ha mai uffici permanenti; lavorano principalmente in remoto da casa o in viaggio e prenotano le risorse utili al lavoro in ufficio in funzione delle attività e dei gruppi di lavoro del momento.

In un ambiente di lavoro ibrido, i dipendenti devono essere in grado di prenotare le scrivanie o le meeting room, e i responsabili del posto di lavoro devono creare e gestire un processo semplice per la prenotazione degli spazi. Le soluzioni TECHLIT SCM con App integrate al sistema IT aziendale e al sistema di smart building consentono una user experience e una efficienza elevate.

Huddle Room e Small Room sono gli spazi attrezzati per videoconferenze e riunioni collaborative per non limitare la creatività e il lavoro di squadra.

2. Team di supporto IT: servizi gestiti da remoto o presidio in presenza

Lavorare con laptop, VPN e altre tecnologie portatili ha solo aumentato una già forte domanda di supporto IT. In una organizzazione di lavoro ibrido i servizi gestiti diventano fondamentali e sempre più aziende affidano a TECHLIT SCM il supporto tecnico in presenza o da remoto e la formazione di personale interno.

La stessa App con cui si possono prenotare scrivanie, meeting room, locker e parcheggi diventa utile anche per richiedere supporto tecnico o aggiornamento dei sistemi di lavoro personali.

3. Spazi meeting informali

Molti lavoratori in smart working hanno iniziato ad apprezzare il lavoro in spazi informali come i bar, ricreare la stessa atmosfera in azienda è possibile allestendo le così dette Informal Room con sedute e attrezzature tecnologiche pensate in particolare per la collaborazione in piccoli team. Sono luoghi attraenti per i dipendenti per prendersi una pausa e impegnarsi in quei tipi di conversazioni casuali che promuovono idee innovative e tutoraggio – e che possono essere estesi a coloro che lavorano da remoto che possono “visitare” il café scegliendo di apparire sui monitor installati.

‍Gli esseri umani amano la socialità e hanno bisogno di connettersi per collaborare e innovare, ma non devono necessariamente essere tutti in ufficio per farlo.

4. Board Room

La sala del consiglio aziendale nella maggior parte degli uffici non è cambiata dalla fine del 1800, ma se la tua forza lavoro o gli ospiti dell’ufficio non sono necessariamente in presenza la tecnologia viene in soccorso!

I sistemi di telepresenza immersiva forniscono video e audio di alta qualità con videobar, webcam  e microfoni in grado di riprendere la persona che sta parlando e ingrandire la sua immagine e voce grazie alle funzioni di Intelligenza Artificiale. Questi strumenti sono fondamentali per creare riunioni che garantiscano a tutti la medesima user experience.

5. Fare tutto con i propri device. Dal BYOD al BYOM

BYOM è solo un altro acronimo? No, non del tutto. In realtà è un’estensione naturale di BYOD (Bring Your Own Device) sul posto di lavoro.

Con BYOM (porta il tuo meeting) si utilizzano i propri dispositivi per ospitare una videoconferenza, utilizzando la piattaforma di conferenza preferita (ad esempio Microsoft Teams, Webex, Zoom e molti altri). E allo stesso tempo stai beneficiando delle periferiche audio e video disponibili dello spazio della riunione in cui ti trovi.

BYOM si sta espandendo rapidamente e tre fattori stanno guidando questa tendenza:

  • Si è più produttivi usando i propri dispositivi di lavoro
  • Si usano le soluzioni per conferenze preferite
  • Si evitano apparecchiature difficili da usare

Moltissime delle sale meeting che stiamo attrezzando sono sviluppate dai nostri specialisti per assicurare questa flessibilità e semplicità d’uso.

Contattaci per saperne di più!