C’era un tempo in cui l’ufficio era il posto in cui le persone andavano regolarmente, perché dovevano. Gli incontri si svolgevano nelle sale meeting e di persona. Le scrivanie occupavano la maggior parte dello spazio. La pandemia ha spazzato via queste routine sia nel lavoro privato che in quello pubblico, e perfino nel mondo dell’istruzione.

Come si sono trasformati oggi gli uffici?

In passato era il luogo in cui i dipendenti potevano svolgere il proprio lavoro, qualunque forma assumesse. Ora altre concezioni del suo ruolo attirano l’attenzione. Alcuni pensano all’ufficio come al nuovo fuori sede. Il suo scopo è quello di riunire le persone in presenza in modo che possano fare le cose che il lavoro a distanza rende più difficili: stringere relazioni più profonde o collaborare in tempo reale su progetti specifici.

In altre parole, il layout dedicato a persone che lavorano alle scrivanie strette insieme ai colleghi tutto il giorno, ogni giorno, sembra ormai molto 2019. Con meno persone che entrano in ufficio e più enfasi sulla collaborazione, è normale che il numero di scrivanie assegnate si riduca, mentre aumentino aree condivise, o “isole”, dove le persone in un team possano lavorare insieme in modo flessibile. Meno scrivanie e spazi personali significa anche maggiore necessità di locker e soluzioni per riporre oggetti personali.

Per colmare le mancanze di frequentazione tra i team, una tattica che si sta diffondendo è creare molti spazi dedicati alla socializzazione e agli eventi. Le sale ristoro negli uffici diventeranno un must dell’architettura di interni dove collaboratori e clienti di un’azienda possano fare “esperienze”.

I progetti per l’ufficio post-covid devono consentire anche il lavoro ibrido. Le riunioni devono funzionare sia per i partecipanti virtuali che per quelli in presenza: telecamere, schermi e microfoni si stanno sviluppando grazie alla Intelligenza artificiale per migliorare la user experience di tutti.

La flessibilità sarà un altro tema forte nella progettazione dei nuovi uffici. Le persone, infatti,  possono pianificare di lavorare in gruppo al mattino, ma concentrarsi su qualcosa nel pomeriggio da soli e quindi aver bisogni di una propria scrivania di appoggio.

L’ufficio del futuro potrebbe avere scrivanie con ruote, e le sale riunioni più flessibili, con pareti che si aprono e si chiudono.

Il monitoraggio dell’utilizzo di spazi e strumenti

Tutti i Manager, e in particolare, coloro che si occupano di risorse umane vorranno più dati per capire come vengano utilizzate le strutture e in quali giorni e orari le persone siano maggiormente in ufficio. I lavoratori richiederanno più dati sui rischi per la salute: la qualità della ventilazione all’interno delle sale riunioni, ad esempio, o la corretta tracciabilità dei contatti, l’ergonomicità degli strumenti di lavoro in smartworking.

E i dati che potranno essere raccolti saranno tantissimi: dai sensori nelle scrivanie e dall’illuminazione, ma anche dagli strumenti di prenotazione delle scrivanie e dalle app di gestione dei visitatori. La questione di chi possiede i dati sugli occupanti degli uffici e quali meccanismi di consenso sono necessari per raccogliere queste informazioni sta per diventare fondamentale.

Su tutti questi aspetti relativi alla nuova organizzazione degli uffici dal punto di vista strutturale e rispetto alla attrezzatura tecnologia e digitale per la comunicazione e la collaborazione contattaci. Potremo esplorare insieme come ripensare i tuoi spazi uffici.

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